Las reuniones apestan – Por que y como Optimizarlo?

LAS REUNIONES APESTAN (Extraido del Libro – Meeting Suck)

Despídase de las reuniones que agotan el tiempo.

Cualquiera que haya trabajado alguna vez en una oficina sabe cuán terribles pueden ser las reuniones. Pueden interrumpir el flujo de trabajo, interrumpir todo el día y, a veces, se sienten como una mera plataforma para que el colega más extrovertido y franco te hable durante una hora. Quizás incluso peor, a veces se sienten como nada más que una repetición de la información con la que ya estás familiarizado.

No tiene que ser así. Las reuniones son esenciales para una empresa sin problemas; desafortunadamente, muchos líderes no saben cómo usarlos de manera efectiva.

Aquí explicaremos y aprenderá

  • por qué no es necesario que todos asistan a todas las reuniones;
  • que tener una agenda programada podría ser un arma secreta para las reuniones;
  • y cómo la tecnología está cambiando las reglas de la reunión.

 Minimizar y optimizar el tiempo que el personal dedica a las reuniones ahorra dinero.

Dicen que el tiempo es dinero, por lo que no sería prudente perder el tiempo de sus empleados, ¿verdad? Sin embargo, esto es exactamente lo que sucede todos los días cuando las empresas arrastran a su personal a reuniones ineficientes.

¿Cuánto dinero se está desperdiciando? Si toma la tasa por hora de las personas que asisten y la multiplica por la duración de la reunión, comenzará a tener una buena idea. Para los ejecutivos, sería en miles de dólares; para los empleados de nivel inferior, cada persona costaría alrededor de $ 50 en ingresos perdidos. En general, cada año, las reuniones cuestan a una compañía promedio alrededor de $ 25,000.

Entonces, ¿qué se puede hacer para reducir esta fuga de dinero?

Una de las soluciones más simples es asegurarse de que la reunión se inicie a tiempo, lo que significa que las personas lleguen antes de la hora de inicio programada.

Imagínese si un corredor olímpico decidiera presentarse a la carrera justo cuando el arma se disparó. Nunca alcanzarían a los que estaban en posición y listos para ir.

Lo mismo es cierto para aquellos que se muestran bien cuando comienza una reunión. Estas personas son realmente retrasados, ya que evitan que las cosas avancen y hacen que la reunión sea menos efectiva.

Así que asegúrese de que todos sepan que llegar a tiempo significa llegar cinco minutos antes. Puede decirle a los empleados que ser puntual es una señal de respeto, y llegar tarde claramente indica falta de respeto, tanto de la compañía como de sus compañeros de trabajo.

Otra solución es permitir las exclusiones. A menudo se convoca a la gente a una reunión a pesar de que no tienen ningún negocio real allí. Entonces, ¿por qué no compartir la agenda con unos días de anticipación y permitir que las personas opten por no asistir si no se trata de asuntos relevantes para ellos?

También podría proporcionar un cronograma de asistencia junto con la agenda, que permitiría a las personas programar su llegada y salida de acuerdo con las partes relevantes de la reunión. De esta manera, nadie necesita perder una hora de su día para hablar de cinco minutos de negocios.

 Mantenga reuniones regulares de todo el personal o del equipo para aumentar el espíritu de equipo.

Aunque ciertamente hay malas reuniones, es importante no pasar por alto los efectos positivos que las reuniones pueden tener, como aumentar la moral de los empleados.

Si las reuniones de la empresa solo están reservadas para gerentes y ejecutivos, una empresa corre el riesgo de alienar a los empleados de menor nivel. Esta no es una buena idea Estos empleados a menudo son la cara de la organización; por lo general, se ocupan de los clientes, y su trabajo puede ser estresante, con una recompensa mínima. Entonces, ¿por qué no asegurarse de que reciban un impulso regular a su nivel de energía?

Los momentos más difíciles del día son los descensos a mitad del turno, a las 11:00 a.m. y a las 2:00 p.m., cuando los niveles de energía suelen ser más bajos. Esto los convierte en el momento perfecto para celebrar reuniones de equipo diseñadas para elevar la moral y asegurar que los empleados sepan que su trabajo es apreciado.

También puede aumentar la moral teniendo encuentros diarios y de alta energía que reúnan a toda la compañía.

Estas agrupaciones no necesitan tomar más de siete minutos más o menos, el tiempo justo para compartir noticias positivas de la compañía y cualquier pronóstico de datos que muestre cómo los departamentos trabajan juntos para alcanzar los objetivos a corto plazo. También puede tomarse un momento para responder a cualquier pregunta o inquietud, y luego terminar con una ovación grupal.

Terminar con alegría puede sonar cursi, pero es efectivo para generar camaradería en el equipo; después de todo, funciona para equipos deportivos, ¿verdad? Incluso puede ser tan simple como, “¡Vamos!” O: “¡Es hora de brillar!”

Otra herramienta efectiva pueden ser las reuniones de adrenalina de tres minutos.

Las reuniones de todas las compañías no son muy prácticas si tienes cientos de empleados. Y si ha crecido hasta cierto tamaño, tomaría demasiado tiempo tratar de explicarle a cada empleado los diferentes objetivos que cada departamento intenta alcanzar.

Por lo tanto, a veces tiene más sentido que un solo equipo o departamento se reúna durante unos minutos todos los días. Nuevamente, el propósito es aumentar la energía y la moral de todos y mantener a todos informados sobre el progreso actual que se está logrando y sobre cómo su trabajo está ayudando directamente.

También es una oportunidad para que la gente exprese frustraciones, aprenda unos de otros y, lo más importante, se inspire.

 Asigna roles de reunión para crear diferentes conjuntos de habilidades de los compañeros de equipo.

La mayoría de los trabajos corren el riesgo de volverse repetitivos, lo que puede llevar a que los empleados se cansen y no se inspiren. Las reuniones pueden ser un buen antídoto contra el estancamiento del día de trabajo: un descanso refrescante de la rutina diaria y una oportunidad para que el personal flexione algunos músculos profesionales diferentes.

Cualquier reunión conlleva la oportunidad de asignar algunos roles, como moderador o presidente, a la persona cuyo trabajo es asegurarse de que todos se apeguen a la agenda y no se salgan del tema.

Luego está el cronometrador, que está a cargo de asegurarse de que la reunión se desarrolle a tiempo. También está el más cercano, que realiza un seguimiento de lo que sucedió durante la reunión y lo cierra contándoles a todos los compromisos que han asumido y los plazos acordados.

Pero ninguna reunión estaría completa sin los participantes, aquellos que llegan a tiempo, preparados con aportes productivos, listos para agregar y tomar valor de la reunión.

Todos estos roles brindan una oportunidad para que las personas hagan crecer sus habilidades.

A diferentes personas se les pueden asignar estos roles para que una variedad de personas tenga la oportunidad de probar cosas nuevas. Por ejemplo, alguien en servicio al cliente puede beneficiarse de ser un cerrador, un rol que ofrece la oportunidad de agudizar la atención y la capacidad de retomar los puntos principales de una discusión.

Los nuevos empleados, o los miembros más jóvenes del equipo, pueden apreciar la oportunidad de asumir el rol de moderadores. Esto les dará la oportunidad de adquirir cierta experiencia en un rol de responsabilidad, respondiendo las preguntas de los participantes y manteniendo la reunión en el buen camino.

 Convierta la política de la oficina en su objetivo para resaltar las diferentes fortalezas de las personas.

Toda empresa exitosa se esfuerza por tener equipos autosuficientes y que funcionen bien.

Pero antes de que esto pueda suceder, los miembros del equipo deben aprender las habilidades apropiadas. Y este es otro beneficio de las reuniones: brindan una oportunidad útil para cambiar temporalmente la dinámica de poder con el fin de mejorar los conjuntos de habilidades.

Cuando estás organizando una reunión, no necesitas que los líderes típicos dirijan el programa. A pesar de que los gerentes y ejecutivos tradicionalmente están a cargo de las reuniones, no existe una regla que diga que debe ser así.

De hecho, tal tradicionalismo rígido es a menudo un desperdicio de tiempo y dinero, ya que los ejecutivos son generalmente los empleados mejor pagados de una compañía.

Entonces, ¿por qué no dejar que los empleados de menor nivel realicen reuniones de vez en cuando? Hay varias maneras en que esto puede beneficiar a una compañía, como alentar a los empleados mandones a ser jugadores de equipo.

Es común que un miembro del personal tenga a alguien que es mandón y tiende a sobrepasar los límites, pero a estos tipos se les puede asignar funciones de búsqueda de hechos o toma de apuntes en las reuniones para alinearlos. Esto también los alienta a escuchar a otros y esperar su turno para hablar, lo cual es una gran parte de ser el tipo de jugador de equipo productivo que tienen los mejores equipos.

Por el contrario, también puede usar reuniones para sacar a personalidades tranquilas de su caparazón. Los empleados tímidos pueden ser tan valiosos como cualquier otra persona y pueden proporcionar una gran comprensión cuando hablan.

Si un empleado tiende a estar callado, es posible que se tome más tiempo para pensar antes de hablar o que espere que se lo pidan. Esto hace que las reuniones sean un gran lugar para que los miembros del personal silenciosos hablen por sí mismos, y usted puede alentar esto dándoles el papel de moderador.

Esto no solo les hará adquirir el hábito de hablar; el prestigioso papel también puede proporcionar un impulso de confianza. De lo contrario, podrían convertirse en participantes principales de su equipo y se les asignará la tarea de representarlos en la reunión.

Esto también asegurará que desempeñen un papel en el proceso de toma de decisiones que determina la dirección de su equipo.

Use reuniones entre miembros de todos los niveles para monitorear el crecimiento, construir y mantener una red sólida.

Si tuvieras que nombrar el propósito número uno para las reuniones, ¿qué dirías? Sí, podría ser tentador decir “echarse una siesta”, pero dejemos de lado el sarcasmo. Las reuniones son sobre comunicación.

Al reunir al liderazgo y los miembros del equipo, las reuniones son la mejor manera de asegurarse de que todos estén en sintonía con respecto a sus metas y qué tan bien se están moviendo hacia ellas.

Alcanzar un objetivo requiere una cooperación sólida en todos los ámbitos, y no hay forma de lograrlo sin un flujo abierto de comunicación.

Una de las formas más efectivas y eficientes para que los equipos de liderazgo realicen un seguimiento de sus objetivos es utilizar reuniones para monitorear su progreso trimestral.

Las reuniones trimestrales de finanzas deben involucrar al CEO de la compañía, la junta de asesores y los líderes de equipo. Antes de la reunión, los estados financieros y cualquier información válida deben prepararse y estar listos para su discusión, de modo que todos puedan analizar qué está funcionando y qué no.

Las reuniones de negocios trimestrales también deben usarse para verificar el progreso, asegurar la responsabilidad y ver si es necesario realizar cambios. Estas reuniones son especialmente importantes en tiempos de rápido crecimiento.

En estas reuniones, los líderes de equipo de cada departamento (marketing, TI, ingeniería, finanzas) pueden demorar hasta 30 minutos para describir su progreso. Esta es una oportunidad para conocer los detalles de las métricas y si se cumplieron o no sus objetivos trimestrales. Luego pueden establecer nuevas metas para el próximo trimestre, hacer predicciones y decidir un curso de acción.

Las reuniones de revisión de acción semanal, o GUERRA, se pueden utilizar para mantener a los empleados en el camino correcto para alcanzar esos objetivos trimestrales.

Cada semana, los empleados de nivel inferior pueden reunirse durante 60 a 90 minutos para analizar las métricas, señalar cualquier problema que impida cumplir los objetivos y generar soluciones para estos problemas.

Estas reuniones son una parte necesaria para fomentar un lugar de trabajo responsable y transparente. Para que esto suceda, las personas deben rendir cuentas por su progreso, o la falta del mismo, durante estas reuniones.

Finalmente, también debe haber reuniones uno a uno cada semana, entre un líder de equipo y un miembro relevante de su personal. Esto es importante para crear una red de soporte que asegure que todos estén en el camino correcto, que los problemas no se estén sentando y que los empleados de nivel inferior sepan que la administración valora sus esfuerzos.

Organice retiros para el equipo de liderazgo para desarrollar su estrategia general.

Obviamente, establecer objetivos y mantenerse en el camino correcto es una parte importante de cualquier negocio exitoso. Pero, ¿cómo una empresa decide qué camino es el adecuado para ellos?

Una forma popular y efectiva de desarrollar la estrategia de la compañía perfecta es enviar a los líderes del equipo a un retiro anual, una especie de búsqueda de visión corporativa.

El objetivo de un retiro es establecer el ambiente adecuado para que el liderazgo forme vínculos fuertes y se involucre en el pensamiento creativo de “cielo azul”.

A través de este proceso, se puede formar una vívida visión para la compañía. Esta es una imagen completamente formada de cómo debería ser la compañía dentro de tres años.

Una visión vívida real es cristalina hasta el último detalle. Imagine de qué habla la gente acerca del enfriador de agua, cómo se verán los anuncios de la empresa, de dónde provienen sus fuentes de ingresos y cómo son sus clientes. Después de imaginar esta visión de tres años, el reloj puede retroceder para revelar la visión de dos años de la compañía, luego la visión de un año y finalmente la de seis meses.

Con estos en su lugar, el camino correcto, con todos los objetivos a corto plazo en el camino, debe revelarse.

Pero recuerda, esta no es solo tu visión; todos en el retiro deben estar de acuerdo. De lo contrario, hay pocas posibilidades de que la visión se haga realidad.

El retiro no es vacaciones pagas. Es una de las reuniones más importantes que puede tener, brindándole la oportunidad de vincular y alinear sus objetivos con los otros líderes de su empresa.

Los retiros anuales también pueden servir para otros propósitos, como el desarrollo de los valores centrales de la empresa y los nuevos enfoques de las relaciones con los clientes.

Puede sugerir que las personas se turnen para compartir diferentes técnicas y estilos de gestión que han recogido de libros y seminarios durante el año pasado.

Solo tenga en cuenta que un retiro es un momento para alejarse de las sesiones tradicionales de intercambio de ideas de la pizarra blanca y encontrar nuevas formas de pensar aprovechando un ambiente relajado.

Aproveche al máximo la tecnología y tenga en cuenta los ajustes necesarios para las reuniones virtuales.

No se puede evitar el hecho de que las cosas cambian, y eso también se aplica a las reuniones.

Debido a la subcontratación de ciertos trabajos y un aumento en el trabajo remoto, las reuniones virtuales o en línea se están convirtiendo en una forma popular para que los compañeros de trabajo permanezcan conectados.Y mientras esté al tanto de las posibilidades y limitaciones de esta tecnología, no hay razón para que una reunión virtual no pueda ser un paso adelante de la reunión tradicional.

Para que una reunión virtual sea efectiva, una de las primeras cosas que debe tener en cuenta es que es posible que tenga que hablar de manera diferente a lo habitual, especialmente si su reunión es solo de audio. Por ejemplo, si la gente no puede verte, es importante hacer una pausa entre oraciones de vez en cuando, para que la gente pueda responder con una respuesta.

También es aconsejable proporcionar gestos vocales para que los demás sepan que estás involucrado en la discusión. Un simple “mm-hm” le asegurará al orador que su mensaje se está transmitiendo.

Uno de los beneficios de las reuniones en línea son las diversas formas de compartir documentos y dar presentaciones. Atrás quedaron los días en que el correo electrónico era la única forma de compartir notas, archivos adjuntos y sugerencias de cambios.

Google ofrece una variedad de formas para que los miembros del equipo trabajen y compartan simultáneamente hojas de cálculo, documentos y presentaciones de presentaciones.

También puede realizar un seguimiento de todos los cambios realizados y dejar notas adhesivas virtuales para las personas. Incluso las reuniones diarias se pueden realizar de forma remota, por lo que realmente no hay excusa para no estar en contacto con su equipo.

El autor conoce al menos un CEO que usa su teléfono para asegurarse de que no pase un día sin un grupo de jugadores energizantes. Por lo tanto, incluso si está lejos de la oficina, puede usar el poder de la tecnología, junto con el poder de una buena reunión, para mantener a su equipo conectado y motivado.

Resumen final

El mensaje clave en este texto:

Es cierto lo que dicen: el tiempo es dinero, especialmente en el mundo corporativo. Por lo tanto, para asegurarse de no perder el tiempo de las personas y tirar dinero, las reuniones deben ser efectivas y eficientes. Mantener reuniones programadas regularmente sigue siendo la mejor manera de comunicarse y lograr que todos estén en sintonía. Pero eso no es todo: las reuniones también pueden mejorar los conjuntos de habilidades de los empleados, fortalecer los equipos y ayudar a construir la base misma de los valores y objetivos de su empresa.

Consejo accionable:

Si un empleado dice que no quiere asistir a una reunión, respete eso. Debe fomentar una cultura en la que los empleados tomen la iniciativa de leer la agenda y decidir por sí mismos si asisten o no a una reunión. Lejos de ser flojo, un empleado bien organizado puede darse cuenta de que no pueden contribuir con nada.

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