Gestión Administrativa y Documentación Mínima

Desde un tiempo a esta parte la vida y trabajo de los departamentos administrativos a sufrido cambios importantes, abarcando dentro de su paraguas responsabilidades mas amplias y controlando departamentos como ser las áreas contable, legales, Recursos Humanos entre otros.

El presente articulo es únicamente para tratar de dar una guía y dejar muy claro que antes los requerimientos de información y control de Entes Gubernamentales era mínimo, y hoy por hoy en nuestra Bolivia a sufrido un cambio radical en el cual nos encontramos bajo una figura de terrorismos institucional de control gubernamental, en la cual todas las instituciones publicas se olvidaron de su función principal como gestores públicos, convirtiéndose en perseguidores y acosadores con el único fin de detectar errores y poder recaudar la mayor cantidad posible, en el área que les corresponda, esto sí, sin mejorar sus procesos o tratar de agilizar tramites para ayudar al contribuyente o empresa.Pero lo peor de toda esta persecución, es la incapacidad que tienen los funcionarios públicos para poder razonar, colaborar o guiar al usuario común de la calle en sus dudas o inquietudes que puedan tener, tomando en cuenta que incluso a nosotros como profesionales nos confunden muchas normas que publican, con gran cantidad de vacíos legales o incoherencias sin sentido.

A continuación y esperando les sirva y puedan utilizarla, les ponemos un detalle de tareas y documentación a tener al día en su empresa para poder hacer frente a fiscalizaciones, revisiones o visitas de entidades gubernamentales.

DOCUMENTACIÓN LEGAL SOCIETARIA

  1. a)Testimonio de Constitución de la Empresa, debidamente registrado en Fundempresa
  2. b)Todas las modificaciones a la constitución debidamente registradas en Fundempresa
  3. c)Poderes debidamente registrados en Fundempresa
  4. d)Libro de Registro de Socios notariado
  5. e)Libro de Actas de Asambleas de Socios notariado
  6. f)Acta de Asamblea Ordinaria que aprueba el balance de gestión, hasta la gestión 2018
  7. g)Matricula de comercio actualizada antes de la fecha de vencimiento
  8. h)Autorización de hojas removibles para la contabilidad y los libros societarios emitida por el Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural
  9. i)Libro de correspondencia
  10. j)Sucursal sean en la misma ciudad u en otro departamento debidamente registrada en Fundempresa
  11. k)Todos los cambios operativos de la sociedad debidamente registrados en Fundempresa ej. Dirección, numero de licencia de funcionamiento

DOCUMENTACIÓN CONTABLE FINANCIERA:

  1. a)Estados Financieros emitidos por el sistema contable aprobado.
  2. b)Reporte detallado de Inventarios / Libro debidamente encuadernado foliado y notariado.
  3. c)Libros Mayores Contables (Impresos) / Libros debidamente encuadernados foliados y notariados.
  4. d)Libro de Registro Diario (impresos).
  5. e)Estado de Cuenta, Auxiliares Contables y Conciliaciones Bancarias de las cuentas.
  6. f)Registros Contables: Comprobantes de ingresos, egresos y traspasos, debidamente documentados.
  7. g)Reporte detallado de Activos Fijos (Actualización y Depreciación).
  8. h)Informe de Revalúo Técnico – si correspondiese.
  9. i)Acreditación del Profesional a cargo de la contabilidad de la empresa (Certificado de Colegiado).
  10. j)Contratos y Convenios de manera general.
  11. k)Informes de Auditoria Externa a los Estados Financieros.
  12. l)Papeles de trabajo de las Auditorías Externas practicadas a los Estados Financieros.
  13. m)Verificación de la Distribución de Utilidades, mientras exista perdidas de las gestiones anteriores, no cubiertas, en cumplimiento de los Arts. 171 y 168 del Código de Comercio.
  14. n)Verificación de la Constitución de la Reserva Legal hasta de un 5% de las Utilidades, conforme el Art. 169 del Código de Comercio.
  15. o)Formularios de Dosificación de Facturas autorizadas por el Servicio de Impuestos Nacionales
  16. p)Licencia de Funcionamiento
  17. q)Permisos Especiales: SEDAG – SENASAG- SEDES-PERMISOS AMBIENTALES, de acuerdo a la actividad de la empresa

DOCUMENTACIÓN LABORAL

  1. a)Registro Obligatorio de Empleador (ROE), otorgado por el Ministerio de Trabajo.
  2. b)Contratos Visados por el Ministerio de Trabajo – Según planilla – Salvando los contratos celebrados verbalmente, que también son válidos.
  3. c)Contrato con personal Extranjero
  4. d)Planillas de Asignación Familiar – Subsidios. 3 últimos meses.
  5. e)Convenio Salarial  último homologado por el Ministerio de Trabajo.
  6. f)Formularios de Aportes al Caja respectiva.
  7. g)Formularios de Aportes a las AFP
  8. h)Ultima Planilla trimestral visada por el Ministerio de Trabajo.
  9. i)Planillas de Aguinaldos.
  10. j)Registro de Finiquitos sellados por el Ministerio de Trabajo
  11. k)Resolución Administrativa de Aprobación del Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo
  12. l)Acta de Posesión del Comité Mixto de Higiene y Seguridad Ocupacional y libro con las reuniones celebradas
  13. m)Libro de control de asistencia y/o control digital aprobado por Resolución Administrativa de la Jefatura Departamental del Ministerio de Trabajo
  14. n)Planilla de entrega de ropa de trabajo
  15. o) Planilla de pago de prima

Como pueden observar, el trabajo, documentación y papeleo que hay que tener a mano y ordenado en caso de controles gubernamentales es extenso, no es complicado pero requiere un seguimiento y control a detalle por parte de “alguien” en cada compañía o departamento, para evitar observaciones.

Cualquier duda al respecto no duden en contactarme.

Romer.

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